Tempo é dinheiro. Processos manuais, utilização ineficiente de recursos, cobranças sem inteligência, e faturamento lento estão fazendo com que as prestadoras de serviços percam dinheiro. Porém, há uma luz no fim do túnel e já podemos te contar aqui que essa luz é o Dynamics 365 Business Central, software especializado desenvolvido pela Microsoft para PMEs.
Os maiores erros de prestadoras de serviços
Vamos investigar essas áreas comuns em que as prestadoras de serviços estão perdendo tempo e dinheiro. Confira!
1. Processos manuais
Seus pedidos de serviço estão em folhas de papel? As informações do cliente estão em uma pasta física ou talvez em um sistema de CRM no escritório? Os técnicos passam pelo escritório uma vez por semana para entregar a papelada? Processos manuais consomem muito tempo e têm um impacto significativo em suas margens de lucro.
A página inicial do Business Central da Microsoft, torna tudo acessível no mesmo lugar. Você pode personalizá-la com base nas funções e preferências do usuário. Os membros de sua equipe têm uma visão rápida do que é mais importante para eles no dia a dia, por exemplo, dashboards, KPIs e muito mais. Assim, automatizando a documentação e até mesmo algumas comunicações internas.
2. Agendamento não inteligente
Colocar a pessoa certa para o trabalho certo com as ferramentas certas no momento certo é fundamental para o seu negócio. Esta abordagem manual para agendamento dificulta reagir às mudanças ou fazer ajustes rapidamente.
O quadro de horários integrado permite que os funcionários adicionem tempo diretamente aos projetos. Isso garante que todos os custos e receitas sejam capturados para o projeto correto. Os usuários podem adicionar horas aos projetos de cliente e tarefas administrativas.
3. Prestação de serviços não otimizada
Você tem 100 técnicos de serviço em campo, cobrindo um enorme território geográfico. Embora todos possam realizar a maioria das tarefas, algumas pessoas são melhores em certas tarefas. Frequentemente, há técnicos que realizam serviços muito especializados. Além disso, como uma organização de serviço, você não só precisa conciliar as habilidades dos técnicos, mas também suas localizações geográficas ao tentar responder às solicitações de serviço. Fazer da maneira certa tem um grande impacto na satisfação do cliente.
O Business Central coloca à sua disposição uma grande quantidade de ferramentas de business intelligence e análise. Relatórios, gráficos, KPIs, integração com Microsoft Power BI, o que você precisar. Todas essas ferramentas permitem que você explore a riqueza de dados armazenados em sua solução Business Central. Você pode consumi-lo em tempo real e da maneira que fizer mais sentido com base nas suas necessidades.
4. Não olhar para a eficácia do trabalho
Os seus técnicos de serviço estão devidamente preparados para os trabalhos? Eles têm as ferramentas e peças de que precisam, acesso ao histórico de trabalhos anteriores e outras informações críticas para concluir o trabalho corretamente na primeira vez?
Os serviços profissionais e as empresas baseadas em projetos precisam de uma solução que dê suporte a qualquer estrutura de projeto, garantindo a eficácia do trabalho. O Business Central ajuda você a rastrear todas as informações relacionadas aos seus projetos para um melhor controle e planejamento do projeto. Você pode alocar recursos para tarefas, taxas e custos estabelecidos para projetos e criar suas cotações, tudo a partir da mesma solução.
5. Falta de gestão do faturamento
Os processos manuais, documentos em papel e sistemas desconectados estão tornando o faturamento um processo lento e árduo? Os atrasos nas informações resultam em lucros cessantes. Se o envio de faturas leva semanas após a conclusão de um trabalho, é hora de encontrar uma maneira melhor. Os clientes esperam usar uma tecnologia moderna sob demanda que os habilite a fazer seu próprio atendimento.
O Business Central permite que as empresas de serviços profissionais criem e ajustem estimativas de projetos de maneira visual e clara. Você pode rastrear as informações do projeto assim que forem inseridas no sistema, tendo uma visão em tempo real dos orçamentos versus os reais. Isso significa estimativas mais próximas da realidade, para melhor controle do projeto e maior satisfação do cliente. Além disso, você também pode revisar e rastrear os compromissos para não perder de vista as despesas que também serão alocadas ao projeto.
Se interessou e quer otimizar os processos da sua prestadora de serviços? Entre em contato com a Multiple IT Services para entender mais ou fazer seu orçamento do Business Central.
