As planilhas são baratas, fáceis de gerenciar e podem acomodar muitos tipos diferentes de dados. Para muitas pequenas empresas, as planilhas são o sistema de primeira escolha quando estão começando.
No entanto, algo acontece quando seu negócio amadurece e se torna mais bem-sucedido. À medida que uma organização cresce, tantos dados são gerados que torna a manipulação de números e a criação de demonstrações financeiras precisas uma tarefa demorada e propensa a erros ao usar planilhas. Então, o que fazer quando as planilhas já não te atendem mais?
A resposta pode parecer óbvia, mas precisamos dizer: é hora de migrar para um ERP. Mas vamos falar um pouco mais desse processo agora.
Avaliando o atual processamento de dados
A transição de um sistema de planilhas do Excel para uma solução de ERP pode ser o momento ideal para dar uma nova olhada nos processos que sua empresa possui. Avalie quais informações você coleta atualmente, como essas informações são usadas e quais informações adicionais seriam benéficas. Os recursos adicionais fornecidos pelos sistemas ERP também podem fornecer uma nova lente, e podem revelar novos procedimentos que você não teria considerado de outra forma.
Escolha quais dados você realmente precisa
Além de revisar processos e procedimentos, observe mais de perto os dados históricos e considere com que frequência eles são usados, e o que pode não ser mais necessário. Determinar uma data específica e somente transferir arquivos a partir dessa data pode otimizar o processo e economizar muito tempo e energia. Você sempre pode voltar e adicionar dados adicionais, se necessário.
Pense na transição
Assim como qualquer outra coisa nos negócios, você precisa de um plano para ter sucesso ao fazer a transição de dados para um novo sistema financeiro. Decida se faz mais sentido tentar uma transição em massa ou um processo lento e gradual. Lembre-se de que a maioria das empresas se beneficia de um processo gradual, mas há casos em que uma transição mais rápida pode ser a melhor opção. Um exemplo disso seria se os dados fossem usados regularmente e precisassem estar acessíveis em sua totalidade, mesmo durante a transição.
Escolha um ERP bom que atenda suas necessidades
Antes de escolher uma solução de ERP, você precisa entender todas as suas opções, soluções personalizadas e prontas para uso. Primeiro, porém, você deve entender de que tipo de sistema sua organização precisa. Depois de obter essas informações, será mais fácil comparar programas de software e escolher a solução certa.
Ao tomar uma decisão, escolha um sistema que atenda exatamente às suas necessidades. Tente não fazer suposições nesta fase do processo, pois a resposta a uma pergunta rápida muitas vezes pode mudar a direção que sua empresa escolhe seguir. É importante descobrir o que exatamente cada fornecedor oferece e como isso pode beneficiar a empresa e suas operações. Existem muitos sistemas capazes de gerenciar sua operação financeira, mas recursos poderosos só são benéficos se puderem ser aplicados diretamente ao seu negócio.
Nesse sentido, vale a pena conhecer o Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ele é um ERP desenvolvido especialmente para pequenas e médias empresas, levando sua gestão a um patamar superior, com uso intuitivo e rápida adaptação do time. Converse com um de nossos especialistas e saiba mais!
