O aumento do escopo é um problema recorrente na implementação de um ERP e ocorre quando as entregas e solicitações de última hora excedem o escopo do projeto predefinido. Pode ocorrer a qualquer momento durante um projeto e causar atrasos significativos ou estouros de custo.
Ninguém quer ver seu projeto de ERP falhar ou perder de vista seus objetivos, mas o bom é que existem etapas que você pode seguir para manter sua implementação dentro do planejamento. Vamos dar uma olhada nelas? Boa leitura!
Definir os objetivos e o escopo do projeto
Para gerenciar qualquer projeto de forma eficaz, você precisa definir os objetivos e o escopo do projeto completamente. No início do seu projeto de ERP, você deve garantir que todos os requisitos ou entregas já estejam descritos na declaração de escopo do plano do projeto, e que todos que trabalham na equipe estejam cientes disso.
Dessa forma, você terá um roteiro para guiar seu projeto, que poderá ser utilizado em situações inesperadas para decidir se aceita as mudanças propostas. Você também deve documentar os requisitos do seu projeto. Discuta entregas, marcos, orçamentos, funções e responsabilidades com todas as partes interessadas.
Defina o processo de acompanhamento e alterações
Nem sempre é possível evitar as alterações solicitadas que surgem como resultado do feedback das partes interessadas ou do usuário final. No entanto, você pode se preparar para eles tendo um processo de controle de alterações eficaz. Isso garante que as solicitações de mudança passem pelos canais apropriados.
A configuração de um processo de controle de alterações é fundamental, pois permite que você recupere o controle sobre seu projeto, ao mesmo tempo em que oferece flexibilidade para incluir novas solicitações, se necessário.
Crie e cumpra um cronograma claro
O gerenciamento de tarefas e tempo é essencial para manter o escopo do seu projeto. É importante que cada tarefa seja claramente definida, priorizada e atribuída. No entanto, é muito fácil perder a noção do tempo gasto em tarefas se elas não forem divididas e agendadas com clareza. Uma das maneiras mais simples de fazer isso é com uma reunião de acompanhamento diário.
Ao delinear a programação, certifique-se de ter planejado alguns eventos. Como observado anteriormente, as mudanças são inevitáveis. O aumento do escopo do projeto só acontece se as alterações solicitadas não forem gerenciadas adequadamente, conforme definido em seu plano de controle de alterações.
Envolva a equipe no processo de tomada de decisão
Seja um gerente de projeto ou um programador; todos devem receber feedback e sugestões de sua equipe, líder direto ou usuários finais. Você pode ficar tentado considerar todas as alterações solicitadas, mas isso pode afetar negativamente seus negócios a longo prazo.
Idealmente, você deve considerar todos os aspectos da mudança, avaliar cada opção, discuti-la com sua equipe e tomar a decisão final com base no feedback de sua equipe. O envolvimento de sua equipe permitirá que você determine sua capacidade de implementar mudanças.
Contrate um parceiro de ERP de confiança
A maneira mais eficaz de evitar o aumento do escopo é contratar um parceiro de ERP em quem você confie e seja franco sobre os riscos e possíveis aumentos do escopo. Pergunte ao seu parceiro de ERP sobre suas estratégias para gerenciar o aumento do escopo e avalie sua capacidade de manter um escopo de projeto antes de contratá-lo.
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