Não há como uma empresa fornecer um orçamento sem primeiro examinar suas necessidades comerciais. Mas uma coisa que você pode fazer durante sua fase de avaliação de contratação de um novo software operacional é identificar onde os custos podem aumentar, determinar quais serão esses custos em sua situação e saber onde você pode exercer algum controle sobre os custos de implementação de ERP para poder fazer as perguntas certas na hora da contratação e implementação.
Confira um pouco sobre os fatores gerais que podem encarecer as suas operações de ERP e entenda como evitar que isso aconteça.
Armazenamento: servidor local ou nuvem?
Uma de suas primeiras decisões é implantar seu ERP localmente ou na nuvem. A opção de implantação escolhida resultará em custos diferentes.
Implantação local significa que o hardware do computador reside em sua propriedade. Você deve primeiro comprar ou alugar o equipamento e software de suporte e sistemas operacionais, o que pode representar uma despesa de capital considerável. Você é responsável pela manutenção ou atualizações do hardware (servidores, unidades de disco, sistemas operacionais, conexões de rede internas e externas e software aplicativo). Você também será responsável por alocar o espaço do escritório para o equipamento; manter a segurança da rede; fornecer energia e resfriamento adequados e ter pessoal para manutenção e administração.
A implantação em nuvem significa que praticamente todas as atividades normalmente realizadas no local (manutenção de hardware e software, segurança de rede, backups, disponibilidade etc.) são realizadas pelo provedor de hospedagem. Recursos como hardware adicional, espaço em disco e taxa de transferência de dados podem ser adicionados ou removidos conforme necessário para acomodar as flutuações de demanda em seus negócios. Os provedores de nuvem cobram uma taxa mensal por seus serviços. Entenda que a taxa mensal para implantações em nuvem não necessariamente as torna “mais baratas” do que as implantações locais. No entanto, elimina grande parte da sobrecarga de tarefas de rotina, liberando sua equipe de TI para realizar tarefas mais valiosas para sua organização.
Embora as implantações em nuvem geralmente sejam mais econômicas e preferíveis em muitos níveis, muitas empresas ainda optam por implantações locais por vários motivos, como atender aos requisitos regulamentares.
Mudar ou permanecer?
Ao avaliar qualquer ERP, uma opção sempre aberta para você é permanecer no seu ERP atual. Muitas vezes, a percepção é de que não fazer nada economiza dinheiro porque o ERP já está pago, todos sabem como usá-lo e os processos de negócios já existem para apoiá-lo.
Mesmo que tudo isso seja verdade, o problema é que seu ERP atual pode não estar otimizado para os novos recursos disponíveis em ERPs modernos. Além disso, a falha em manter seu plano de suporte para ERPs antigos pode resultar na perda de atualizações de segurança importantes, levando potencialmente a violações de dados e penalidades regulatórias.
Personalização e complementos
A menos que você tenha processos de negócios super simples, há boas chances de que nenhum ERP funcione para você imediatamente, você terá que personalizá-lo de alguma forma ou comprar produtos complementares de terceiros para completar os recursos para atender às suas necessidades totais.
Certifique-se de compreender o custo de implementação de quaisquer produtos complementares necessários, juntamente com os custos recorrentes de licenciamento e manutenção.
Se você precisar de personalizações, também deve estar ciente de quão extensas essas personalizações terão que ser. Embora você possa ter recursos técnicos na equipe, a maioria das personalizações de ERP é realizada por contratados especializados no produto deste fornecedor.
Escalabilidade
Você não quer que seu ERP o atrapalhe à medida que sua empresa cresce. Deve ser fácil expandir seu ERP para incluir suas metas antecipadas de 3 a 5 anos, incluindo a adição de novas lojas, internacionalização, expansão para novos mercados e fusão e aquisição de outras empresas. Você deve estar ciente de quaisquer restrições e custos associados à adição de empresas ou usuários, especialmente se houver um limite de quantos você pode adicionar.
Pense bem e avalie os custos imediatos e a longo prazo. Muitas empresas acabam cometendo o erro de escolher o mais barato no curto prazo, sem olhar para o futuro, que pode encarecer bastante suas operações. Nesse sentido, conheça o Microsoft Dynamics 365 Business Central, um ERP altamente personalizável e escalável que atende todas as áreas da sua empresa de forma integrada. Converse com um especialista!
