As organizações sem fins lucrativos têm avaliado o custo da nuvem em relação ao servidor local quando se trata de operar suas organizações de maneira econômica. Vamos dar uma olhada em seus desafios?
Organizações sem fins lucrativos (ONGs) são voltadas para a missão, existindo para o benefício das comunidades, propósitos e indivíduos que servem. Eles são administradores de fundos públicos e privados recebidos para apoiar seus esforços e estão focados no uso eficiente de recursos para cumprir suas missões. Uma das principais métricas que as ONGs medem é a proporção entre programa e administrador; quanto mais eles gastam em programas e menos eles gastam em administração, melhor. Como resultado, a mitigação de custos é extremamente importante para suas operações principais.
Por causa desse foco na contenção de custos, um software ERP em nuvem é ideal. Mas há um equívoco de que atualizar o software para a nuvem é mais caro do que apenas ficar com uma solução local. Essa crença simplesmente é mentira. Os benefícios de mover o software para a nuvem, superam em muito a permanência no local e, para uma organização sem fins lucrativos focada em custos e eficiência, a nuvem da Microsoft oferece a melhor solução.
Economias e benefícios da atualização para a nuvem
Veja agora os principais pontos pelos quais a nuvem é a opção mais econômica para ONGs e qualquer outro tipo de empresa.
Economia de infraestrutura na nuvem em comparação com o local
Descobrimos que, ao contrário das empresas com fins lucrativos, a maioria dos profissionais de TI em uma organização sem fins lucrativos defende soluções em nuvem. Esses profissionais de TI, sabem que a nuvem será muito mais eficiente e econômica do que o gerenciamento de TI local. Essa economia de custos na nuvem da Microsoft em comparação com o local pode então ser redirecionada para cumprir a missão da organização.
Com software adquirido e local, você geralmente hospeda seu software principal em servidores dedicados dentro de sua instalação. Para fazer isso, sua organização sem fins lucrativos deve ter uma equipe local para manter o hardware e o software ou terceirizar o trabalho para uma empresa externa. Segurança e backups dependem dessas equipes – muito caro para manter em uma programação 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Com a nuvem da Microsoft, sua organização tem pouco ou nenhum custo inicial de infraestrutura, incluindo os servidores, que são de propriedade do provedor contratado. Você paga mensal ou anualmente pelo uso desses servidores contratados e equipamentos relacionados. A taxa geralmente inclui manutenção e atualizações de software, conforme necessário. Este serviço libera seus valiosos recursos de TI para lidar com questões mais importantes de segurança e gerenciamento de dados.
Nuvens públicas como O Microsoft Azure tem alguns dos níveis mais rigorosos de segurança integrada disponível hoje. Os backups de dados são integrados, para que você não precise se preocupar com falhas no equipamento, inundação ou incêndio na sala do computador. Mas cuidado: um serviço que não inclui recursos como backups e recuperação no custo do núcleo não é uma verdadeira solução em nuvem.
- Resumo da economia: custos de equipamento, mão de obra e energia, tempo gasto no gerenciamento de infraestrutura, tranquilidade e proteção significativa contra desastres.
Economia de custo de software
Com as soluções locais, você paga custos iniciais mais altos, com taxas anuais adicionais para manutenção de software e taxas de consultoria para atualizar o software quando o provedor corrige bugs ou adiciona novos recursos. Se você não atualizar a tempo, o que não é incomum, a funcionalidade do software será interrompida ou não será compatível com outros sistemas. Isso pode levar a uma série de problemas e soluções alternativas no sistema, todos os quais adicionam custos e ineficiências à equação. Com o tempo, é difícil saber se o retorno do investimento para esses pagamentos de manutenção vale a pena.
Por outro lado, as soluções em nuvem exigem um pagamento de assinatura em um ciclo de pagamento pré-acordado que funciona mais como um aluguel. As verdadeiras assinaturas de software em nuvem incluem todas as atualizações e manutenção, que são regularmente enviadas ao usuário. Esta manutenção significa que seu software está 100% atualizado 100% do tempo. Nenhuma equipe técnica é necessária para manter e atualizar o software, e é mais fácil aumentar ou diminuir à medida que sua organização se flexiona. Outro benefício: mais integrações com software de terceiros.
- Resumo da economia: custos previsíveis, manutenção e atualizações cobertas pelo provedor, redução nas horas de trabalho
Eficiências de trabalho remoto – a conexão com a nuvem
Quando os bloqueios do COVID aconteceram no início de 2020 e a equipe sem fins lucrativos foi forçada a trabalhar remotamente, muitas pessoas descobriram que o software local em uso na época não conseguia se adaptar à nova realidade. Eles sentiram a dor de não poderem trabalhar de jeito nenhum ou de forma limitada quando o escritório não era mais uma opção de espaço de trabalho.
Como um exemplo simples, mas poderoso, o CFO de uma organização sem fins lucrativos de repente não pôde assinar cheques porque não pôde ir ao escritório. Aproveitando ao máximo o lugar do nosso software na nuvem da Microsoft, pudemos configurar rapidamente assinaturas de verificação automática e sistemas de aprovação, de modo que o CFO esteja seguro em casa, mas ainda assim alcançando seus objetivos.
Mesmo fora da pandemia, as horas de trabalho economizadas e as eficiências obtidas com o acesso remoto são significativas. Muitas organizações sem fins lucrativos têm dezenas de voluntários e funcionários trabalhando. Em vez de pedir que enviem planilhas de dados do Excel por e-mail para seus colegas de contabilidade que precisam importar ou inserir dados manualmente, a equipe agora pode se conectar a uma solução ERP acessada pela nuvem em qualquer lugar, a qualquer hora e de quase qualquer dispositivo. Eles podem fornecer seus dados para serem processados de várias maneiras rapidamente e sem as imprecisões e desperdício de trabalho.
- Resumo da economia: tempo, precisão dos dados
Eficiências de processamento: nuvem vs local remove soluções alternativas
O software deve funcionar para você; você não deve trabalhar para o seu software.
Os departamentos de contabilidade sem fins lucrativos tendem a ser enxutos e as pessoas dentro dele são excelentes em multitarefa. Esses contadores também são solucionadores de problemas criativos porque os orçamentos são sempre apertados, o número de funcionários limitado e a sobrecarga do tempo está aumentando. Eles fazem muito em planilhas e movem dados manualmente entre sistemas porque seu software de contabilidade muitas vezes não executa as tarefas para eles. Essas soluções alternativas se somam na forma de horas perdidas e aumento de erros na saída de dados.
O software de contabilidade deve fornecer maior integração e gerenciamento do fluxo de trabalho para aumentar a produtividade. Tudo isso é possível com um software em nuvem moderno.
- Resumo da economia: tempo, trabalho e erros
Capacidade de auditoria
A transparência é um elemento crítico para aderir à responsabilidade fiduciária pública de uma organização sem fins lucrativos e ao seu sucesso como organização. Planilhas e registros corrigidos manualmente tornam-se um pesadelo quando os auditores visitam ou relatórios do conselho são necessários. Uma solução ERP em nuvem sólida é orientada para transações e detalhes e inclui componentes importantes, como aprovações automatizadas, melhores relatórios e fluxos de trabalho eficazes. Isso significa que as organizações sem fins lucrativos não dependem mais de uma combinação de planilhas e soluções de software legado para atender aos requisitos de auditoria.
- Resumo da economia: tempo, precisão dos dados, custos de auditoria
Considerações finais sobre nuvem para custos no local
É fácil delinear os custos do item de linha de uma solução local versus uma solução em nuvem: horas de trabalho, os dólares gastos em taxas de licenciamento ou assinatura, taxas de atualização / atualização e assim por diante.
Mas você também precisa considerar alguns custos ocultos em sua decisão de mover ou não seu software para a nuvem. Por exemplo, sua equipe pode estar acostumada a construir soluções alternativas e soluções pontuais com software local para atender às suas necessidades, para que você não precise contratar membros adicionais para a equipe e possa atender aos requisitos legais de ser uma organização sem fins lucrativos. Embora criativo e até admirável, não é eficiente e custa a você tempo e produtividade, e a equipe se esgota.
A nuvem reduz custos, encargos e riscos, todos os quais representam uma sobrecarga significativa para uma organização sem fins lucrativos. E, com isso, você se beneficia de soluções de software atualizadas e integradas com dados em tempo real e acesso remoto que são e serão essenciais para cumprir sua missão no futuro.
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