Enquanto as médias e grandes empresas valorizam o valor de um sistema de gestão documental decente, na fase inicial, novas empresas e organizações mais modestas geralmente vivem na esperança de uma pista e na pressão de uma gestão documental agitada. Algumas empresas até afirmam ser inspiradas por ele. No entanto, as consequências de documentos não rastreáveis podem se tornar um problema cada vez mais intenso. É por isso que você precisa de um bom sistema de gerenciamento de documentos. Com o Business Central e suas integrações, você pode facilmente fazer isso.
Além disso, permite que as empresas reduzam sua pegada de carbono, compartilhem arquivos com facilidade e economizem tempo na recuperação de documentos. Ele pode minimizar a necessidade de infraestrutura especializada de compartilhamento de arquivos, pois o compartilhamento de arquivos pode ser feito no Dynamics 365 Business Central.
Vamos ver mais benefícios de ter um sistema de gestão documental!
Os documentos estão prontamente disponíveis
No momento em que os registros estão sendo compartilhados pelos trabalhadores, independentemente da forma mais bem-humorada e do controle de documentos, chegará quando a variante mais recente for questionada e depois começará uma rodada de “rastrear o registro certo” de indivíduos passando pelas cadeias de correio uns dos outros, suas mensagens instantâneas e até mesmo onde os relatórios foram feitos para rastrear o documento perdido.
Ou, por outro lado, talvez mais terrível, o documento certo foi perdido por infecção, contaminação de algum tipo ou de outro, ou simplesmente desrespeito. Com um registro da estrutura dos executivos com formação programada de documentos, você supervisiona o relatório. Nenhuma medida de tempo será perdida em seguir a raspagem e os registros de revisão descobrirão quem teve quanto acesso ao registro e quando.
Os registros são seguros
A segurança provavelmente não será a necessidade mais elevada em todos os relatórios da estrutura, mas a maneira como a proteção digital atual funciona é sendo força para sua conexão mais frágil. Ter transmitido arquivos espalhados por vários gadgets implica que não há método para controlar quem chega a esse relatório e quando. Assim, um registro sólido da estrutura dos executivos vem para protegê-lo. Você conclui quem tem quanta admissão a qual registro.
Você também obtém os benefícios que acompanham:
- Roubo de informações (inferível da criptografia SSL)
- Reforços programados
- Registro do período de manutenção
- Recuperação de catástrofes (reforço triplo)
- Registro de endosso
- Registro de revisão
Você se mantém longe da documentação real
Para certas organizações, como contabilidade e preocupações legais, esta é uma ajuda genuína. Em vez de filtrar infinitas quantidades de trabalho de mesa para cada detalhe facilmente esquecido, você pode basicamente digitalizar sua documentação e confiar em uma pesquisa para ajudá-lo a encontrar cada um de seus registros, independentemente de serem lidos apenas configurações como fotos, cheques ou PDFs. Com os metadados adequados, personalizados e registros relacionados, você pode criar uma documentação confiável para toda a sua empresa sem precisar imprimir.
Você está amplamente disponível
Trabalhar em conjunto com grupos deve ser tão simples quanto sentar perto um do outro. Com instrumentos de cooperação como o DocuSign (requer associação separada) e a maneira como um registro decente da estrutura de executivos permitirá acesso equivalente em qualquer lugar do mundo, você deve ter a opção de trabalhar da mesma forma que sem impedimentos de uma máquina de primeira classe como você faria de um bom celular com acesso à web. De fato, mesmo em regiões com inclusão de velocidade restrita, você pode atualizar seus registros por e-mail. Além disso, você pode lidar com registros ativos utilizando o Microsoft Office 365 (é necessária uma associação separada) e atualizá-los continuamente como se estivessem sentados bem próximos um do outro.
Você está pronto para crescer
As necessidades do negócio é estar no precipício da extensão apenas para ser bloqueado pela montanha de trabalho de mesa que é o seu histórico de negócios. Um registro da estrutura do conselho destina-se a aliviar essas preocupações, lidando com tudo o tempo todo. Independentemente de este ser o segundo em que você decide se informatizar, os níveis difíceis de atribuição de cada registro são digitalizados. Na hora do desenvolvimento, cada registro e arquivo é organizado, coordenado e aberto.
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